Checklist digitaal toegankelijke producten en diensten inkopen

Vanuit onze ervaring bij diverse klanten zien we dat het inkopen van digitaal toegankelijke producten en diensten soms best lastig kan zijn. Je ziet snel iets over het hoofd. Deze checklist is niet uitputtend. Alles haakt in elkaar. De checklist is bedoeld om houvast en structuur te bieden. Misschien ontdek je ook wel dat er aanvullende afspraken nodig zijn rondom beleid en processen. De checklist bestaat uit de volgende stappen.

1. Wat ga je inkopen?
2. Hoe ga je inkopen?
3. Hoe ziet de markt eruit?
4. Welke eisen stel je?
5. Wie zijn er betrokken bij de inkoop?
6. Wie is eigenaar?
7. Voldoet het geleverde?

Bekijk de checklist op deze pagina of download de Checklist digitaal toegankelijke producten en diensten inkopen (pdf, 130 KB).

1.  Wat ga je inkopen?

Bedenk of vraag eerst goed wat er moet worden ingekocht. Denk daarbij niet alleen aan een website of app, want eisen rond toegankelijkheid hebben ook betrekking op andere zaken. Denk bijvoorbeeld aan content zoals video’s of kantoorbestanden die je los inkoopt. Maar ook aan bredere inkoopopdrachten zoals een opdracht om een event te organiseren. Komt er een speciale website om het event te promoten of een formulier voor deelnemers aan zich aan te melden? Kijk ook naar de inkoop van andere zaken zoals de inhuur van een webredacteur of inkoop van trainingen en opleidingen. Toegankelijkheid speelt bij inkoop vaak een rol.

2.  Hoe ga je inkopen?

Bedenk of vraag eerst goed uit hoe je gaat inkopen. Gaat het om een groot bedrag of is het een klein bedrag? Hoeveel tijd is er en hoe ziet het inkoopproces eruit? Gaat het bijvoorbeeld om een aanbesteding, heeft je organisatie een raamovereenkomst met een aantal partijen of kan je een opdracht rechtstreeks in de markt zetten? Een andere mogelijkheid is dat er vanuit een samenwerkingsprogramma of samenwerkingsverband wordt ingekocht. Heb je die inkopen ook scherp en is daar ook al aandacht voor de eisen rondom toegankelijkheid? Hoe je inkoopt heeft invloed op de wijze waarop je toegankelijkheid inbrengt.

3.  Hoe ziet de markt eruit?

De markt heeft invloed op wat en hoe je inkoopt. Het aantal leveranciers en de (toegankelijkheid van) het product dat zij leveren, bepaalt bijvoorbeeld wat je wel en niet kunt eisen. Hoe goed ken je de specifieke markt? Soms is het verstandig om vóórdat je daadwerkelijk gaat inkopen de markt te verkennen. Bijvoorbeeld met een marktverkenning of marktconsultatie. Welke partijen en producten (diensten) zijn er? Zijn er producten die toegankelijk zijn of leveranciers die toegankelijke producten leveren? Ook de verhouding tussen jouw organisatie en een potentiële leverancier weegt mee. In sommige gevallen kan een gesprek met (potentiële) leveranciers helpen.

4.  Welke eisen stel je?

Als organisatie heb je een wettelijke verplichting in de vorm van de Wdo of EAA. Die verplichting kan je niet 1-op-1 doorschuiven. Zo moet je als overheid bijvoorbeeld verklaren over de toegankelijkheid van jouw website en dat doen met een onderbouwing in de vorm van een onderzoek volgens de WCAG-EM (of vergelijkbare methode). De wettelijke eis moet je vertalen naar een inkoopeis. Dus waar moet het product/dienst van je leverancier aan voldoen? Denk aan de WCAG, maar denk ook aan de aanwezigheid van inhoudelijke kennis bij de leverancier. Het structureel en proactief oppakken van toegankelijkheid weegt ook mee. Uiteraard hangt dit samen met ‘Wat je inkoopt' en ‘Hoe de markt eruitziet’. Werken met standaardteksten voor de eisen aan je leverancier helpt je sneller adviseren en geeft tijd om mee te denken bij de complexere inkooptrajecten.

5.  Wie zijn er betrokken bij de inkoop?

Digitaal toegankelijke producten en diensten inkopen doe je niet alleen. Verschillende collega’s hebben daarin een aandeel. Bepaal aan de hand van de situatie of de juiste mensen aan tafel zitten en hun rol pakken als het gaat om de toegankelijkheid. Wat doet een projectmanager bijvoorbeeld? En wat is de rol van een communicatieadviseur? Wanneer sluit een inkoopadviseur aan en waarvoor staat die aan de lat? Zijn er adviseurs betrokken vanuit andere richtlijnen zoals beveiliging en privacy? Welke invloeden hebben de verschillende spelers? En is er een adviseur digitale toegankelijkheid betrokken? En wat mag je daarvan verwachten?

6.  Wie is eigenaar?

Zorg voor duidelijkheid en goede afspraken over het eigenaarschap van het product. Over de hele levensduur van het product en/of de opdracht. Bij voorkeur vóórdat de ontwikkeling van een website of applicatie start. Vaak speelt geld een rol: hoeveel geld gaat er van jouw organisatie in een website of samenwerkingsverband zitten? Wat is de verhouding ten opzichte van andere financiers/partijen? Welke afspraken over compliancy, beheer en onderhoud zijn nodig? Wie is de afzender en wie is waar verantwoordelijk voor? Leg alles goed vast. Ben je geen eigenaar, maar betaal je bijvoorbeeld wel mee? Dan kan je nog steeds eisen meegeven.

7.  Voldoet het geleverde?

Het succes van digitale toegankelijkheid is altijd een samenspel tussen een opdrachtgever en leverancier. Plan waar nodig dus niet alleen een check bij oplevering, maar kijk ook tijdens het project en/of de ontwikkeling en inrichting van het product al mee of het product voldoet aan datgene wat je hebt afgesproken. Kijk ook hier weer welke verantwoordelijkheid je als opdrachtgever hebt en welke eis je aan de leverancier hebt gesteld. Bouw op tijd controles in en spreek van tevoren af wie op welke onderdelen van een project akkoord moet geven. Dit raakt ook andere onderwerpen zoals privacy, security en huisstijl.